Digitalisierung des Franchise-Systems einer Brauerei

Über das Staatliche Hofbräuhaus in München

Hofbräu München ist eine der bekanntesten Biermarken der Welt und steht für Braukunst mit Tradition für Genießer von heute. Neben der Bierproduktion gehören sowohl die Verpachtung von Gastronomieobjekten wie dem "Hofbräukeller" sowie weltweites Franchising zu den Geschäftsfeldern.

Mothership begleitet die weltbekannte Brauerei mit mehr als 400-jähriger Tradition in die modernen Gefilde der Digitalisierung.

https://www.hofbraeu-muenchen.de

Aufgabenstellung

Einheitlicher Auftritt der Gastronomie-Webseiten

Als traditionsreiches Unternehmen, das sowohl eigene Gastronomieobjekte verpachtet und Franchising betreibt, ist der Wiedererkennungswert der Marke sowie ein einheitlicher, professioneller Online-Auftritt von großer Bedeutung. Kunden sollen sich nicht nur im Gastraum sondern auch auf den Webseiten sofort "zu Hause" fühlen und bekannte Elemente wieder entdecken.

Um diese Anforderungen zu gewährleisten soll sowohl das Design der gesamten Website als auch bestimmter Komponenten wie beispielsweise der Speisekarte über alle Auftritte identisch sein. Zudem sollen Texte und Bilder von Informationsseiten wie dem Bier-Angebot zentral aktualisiert und zügig auf alle Auftritte verteilt werden können.

Einfacher Zugang zu Werbematerialien

Unterstützend zur zentralen Steuerung einiger Inhalte soll auch der Zugang zu Werbematerialien wie Bildern vereinfacht werden. Vor Projektbeginn wurden Materialien intern sowie extern häufig über Mail, CDs oder ähnliches ausgestauscht, was einen hohen Kommunikations-Overhead und mitunter lange Wartezeiten mit sich brachte.

Durch die Digitalisierung dieses Bausteins soll nicht nur die Wartezeiten reduziert werden, sondern auch die Kontrolle darüber verbessert werden, welche Materialien beispielsweise speziell für Eigenobjekte erstellt wurden und Franchisenehmern nicht zur Verfügung stehen sollen.

Schnelle Einrichtung neuer Webseiten

Wichtig ist auch die schnelle Einrichtung der Webseiten für neue Franchisenehmer oder Eigenobjekte. Zu Beginn musste jede Seite einzeln und manuell angelegt und registriert werden. Dieses Vorgehen hat eine große Belastung einzelner Personen und einen großen Kommunikationsaufwand für Status-Updates verursacht, was durch eine steigende Anzahl von Franchisenehmern immer weiter verstärkt wurde.

Die Zielvorgaben sind das schnelle und hochautomatisierte Einrichten neuer Webseiten auf der aktuellen Code- und Inhalts-Basis sowie die Vereinheitlichung des Software-Stands über alle Seiten hinweg. Dies beinhaltet neben einem einheitlichen Set von Funktionalitäten auch das zentrale Ausrollen von Software- und Sicherheits-Updates.

Realisierung

Die einzelnen Webseiten wurden mit dem Content-Management-System Drupal umgesetzt. Drupal erlaubt es uns bei der Ersteinrichtung je nach Seitentyp (Franchisenehmer oder Eigenobjekt) unterschiedliche Templates und Standardinhalte festzulegen. Zudem existiert eine umfangreiche Rechteverwaltung, um das Bearbeiten von vorgegebenen Inhalten durch den Franchisenehmer zu verhindern. Um diesen Prozess zu beschleunigen und menschliche Fehler zu verringern wurde eine Setup-Pipeline entwickelt, nach deren Abschluss eine vollständig nutzbare Seite samt eingerichteten Nutzern und Zugriffsrechten bereit steht.

Inhalte, die für alle Instanzen vorgegeben sein sollen, werden zentral auf einer getrennten Drupal-Installation gepflegt, dem sogenannten Content-Master. Nach Freigabe durch einen Hofbräu-Mitarbeiter werden diese Inhalte mittels einer selbst entwickelten Lösung auf Basis von RabbitMQ auf alle am Master-System registrierten Webseiten synchronisiert.

Bei der Implementierung dieser Lösung wurde sowohl auf Fehlerfälle wie die temporäre Nicht-Erreichbarkeit einzelner Seiten geachtet, um die Inhalts-Updates garantieren zu können, als auch auf Skalierbarkeit und Unterscheidungen zwischen unterschiedlichen Zielmärkten (bspw. DACH gegenüber USA). Zudem werden Assets wie Bilder auch auf den Franchisenehmer-Seiten immer vom Content-Master ausgeliefert, was Kontrolle über Verwendungszweck, Erreichbarkeit aber auch die Einhaltung begrenzter Nutzungszeiträume sicherstellt.

Zusätzliche hochqualitative Werbematerialien und Bilder sind für die Gastronomen über einen eigenen Cloud-Speicher erreichbar, der auf der freien Filehosting-Lösung Nextcloud basiert. Für die Hofbräu-Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie alle Materialien an einer Stelle pflegen können und mittels Gruppen- oder Benutzerfreigaben gezielt steuern können, welche Partner Zugang erhalten sollen. Dies ermöglicht nicht nur die schnelle und einfache Verteilung (bzw. Rückzug) von Materialien sondern reduziert auch den Kommunikationsaufwand durch Rückfragen.

Um die Einrichtung neuer Webseiten soweit wie möglich zu automatisieren wurde zunächst der gesamte Prozess neu erarbeitet und sehr geradlinig aufgebaut, um unnötige Schritte zu vermeiden. In enger Absprache mit Hofbräu wurde der Prozess immer weiter verfeinert und notwendige Bestandteile wie Feedback-Schleifen ergänzt. Anschliessend wurde der finale Prozess mittels der BPMN-Repräsentation (Business Process Model and Notation) designt und die einzelnen Schritte in "manuell" und "automatisierbar" klassifiziert.

Zur Ausführung des Prozesses wird das Java-basierte Open-Source Workflow-Management-System Camunda genutzt, das sowohl manuelle als auch automatisierbare Aufgaben unterstützt. Bei der schrittweisen Umsetzung der automatisierten Aufgaben unterstützt Camunda durch wohldefinierte Interfaces und das Konzept der "Delegates", die eine saubere Kapselung der jeweiligen Prozessschritte forcieren und damit helfen, die Stabilität des Gesamtsystems zu gewährleisten.

Zusätzlich können manuelle Aufgaben direkt im Camunda-Interface gelöst werden, wobei auch die automatische Zuweisung an die jeweils korrekte Nutzergruppe unterstützt wird. Durch diese Zuweisung wissen einzelne Mitarbeiter zu jeder Zeit, welche Aufgabe für sie bestimmt ist, was wiederum den Kommunikationsaufwand senkt. Mittels des integrierten Benachrichtigungssystems werden sie zudem über neue Aufgaben informiert.

Das Management hingegen behält mit der Prozess-Instanz-Übersicht jederzeit den Überblick über den Status aktuell laufender Einrichtungen und kann mittels Ablauf-Statistiken Engstellen im Prozess identifizieren, um diese in zukünftigen Versionen des Prozesses zu verbessern.

Im Lauf des Prozesses werden die Webseiten nicht nur initial eingerichtet, sondern auch entsprechend beim Content-Master zum Empfang von Inhalts-Updates und bei Jenkins zum Erhalt von Software-Updates registriert. Dies ermöglicht es die Ziele des einheitlichen Software-Stands und der einheitlichen Inhalte ohne weiteres manuelles Eingreifen zu erfüllen.

Um die Komplexität für Aufgaben zu verringern, die einem Franchisenehmer zugewiesen sind, wurde zudem eine zusätzliche Web-Oberfläche entwickelt. Hier kann der Gastronom seine Aufgaben lösen, ohne Zugang zum Gesamtsystem besitzen zu müssen oder Kenntnis vom gesamten Prozess im Hintergrund zu haben.

Mithilfe des von Mothership für Hofbräu München entworfenen Digitalisierungs-Konzepts konnten in Folge viele manuelle Aufgaben automatisiert werden sowie notwendige manuelle Aufgaben durch die geschickte Kombination unterschiedlicher Technologien vereinfacht werden. Dies führt zu einer geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit und insgesamt beschleunigten Abläufen. Zudem wurde konsequent darauf geachtet, dass der gesamte Technologie-Stack auf bekannter und aktiv weiterentwickelter Open-Source-Software basiert, um eine transparente und langfristig stabile Lösung zu entwickeln.